8 rzeczy, które musisz wiedzieć, aby zorganizować szkolenie firmowe

Po co nam te szkolenia?

W obecnych czasach rozwój pracowników poprzez liczne szkolenia stał się już codziennością. Firmy, które dbają o podnoszenie kwalifikacji przez swoich pracowników postrzegane są lepiej na rynku pracy, szybciej się rozwijają i są bardziej przynoszą większe dochody. Jednocześnie sami pracownicy chcą się szkolić, uczyć i podnosić swoje kompetencje  zawodowe oraz inwestować czas w rozwój osobisty.

 

Spotkanie w firmie czy wyjazdowe?

Zarówno mniejsze jak i większe firmy organizują szkolenia dla swoich pracowników - dla wszystkich lub dla konkretnej grupy. W zależności od potrzeb i możliwości, mogą mieć miejsce w siedzibie firmy lub na zewnątrz. Jeśli firma ma siedziby w całym kraju lub w więcej niż jednej lokalizacji, spotkanie organizowane jest w miejscu, gdzie każdy uczestnik ma dobry dojazd.

 

Centrum szkoleniowo - konferencyjne, hotel

Jeśli kierownictwo decyduje się na szkolenie poza firmą, zazwyczaj organizowane jest w hotelu lub centrum szkoleniowo - konferencyjnym, które mają zaplecze i sprzęt pozwalające na zaplanowanie wszystkiego według naszych potrzeb i oczekiwań. Obiekt, który wybierzemy powinien zadbać o wszystkie szczegóły organizacyjne spotkania oraz zbudować jego pozytywną atmosferę.

Organizując szkolenie w centrum szkoleniowym, musimy pamiętać o kilku bardzo istotnych sprawach, które mają wpływ na to, czy to, co zaplanowaliśmy będzie sukcesem czy klapą. Pamiętajmy, że organizacja szkolenia poza firmą to nie tylko wynajęcie sali. Najważniejsza jest komunikacja - jeśli druga strona będzie wiedziała, dzięki nam, jakie są nasze oczekiwania - wszystko przebiegnie gładko i bez przykrych rozczarowań:)

 

8 rzeczy, które musisz wiedzieć, aby zorganizować szkolenie perfekcyjne

Poniżej zebraliśmy parę wskazówek na co należy zwrócić uwagę przy organizacji spotkania

  1. Koncepcja

To, jaki jest charakter spotkania determinuje dalsze wybory - czy jest to spotkanie na szczycie kierownictwa czy szkolenie personelu z nowych technologii czy coaching z zakresu redukcji stresu u pracowników czy może szkolenie połączone z integracją:) Każdy z tych eventów ma inny charakter, więc trzeba zadbać o to, aby zarówno jego charakter jak i przebieg były spójne.

  1. Termin

Dobrze byłoby, gdyby szkolenie nie powodowało istotnych zakłóceń w funkcjonowaniu firmy. Wybierzmy termin, który nie koliduje z zakończeniem ważnych projektów czy będący szczytem aktywności pracowników. Jednocześnie spotkanie firmowe powinno odbywać się w ciągu tygodnia a nie w weekend. Chyba, że zaplanowaliśmy relaks na plaży dla pracowników:)

  1. Miejsce

Miejsce spotkania jest bardzo istotne. Inne wybierzemy jeśli ważna jest dla nas dogodna lokalizacja, na przykład w połowie drogi między oddziałami firmy a inne jeśli planujemy integrację nad basenem. Jeśli jest to szkolenie z noclegiem warto, aby obiekt posiadał pokoje na miejscu, które możemy wynająć. W zależności od ilości uczestników ważną kwestią stają się także miejsca parkingowe.

  1. Zaplecze i sprzęt

Należy się upewnić, czy sala, którą chcemy wynająć posiada wystarczającą ilość miejsc na potrzeby naszego spotkania. Warto pomyśleć wcześniej, jak chcemy usadzić zaproszonych gości i czy sala spełnia nasze oczekiwania co do ustawienia stołów itp.

Wiedząc, jaki sprzęt będzie nam potrzebny podczas szkolenia należy dopytać, czy jest na miejscu, czy jest na wyposażeniu sali czy płatny dodatkowo. Standardem obecnie jest sala z rzutnikiem multimedialnym, ekranem i dostępem do Internetu. Istotna jest też możliwość zaciemnienia sali (żaluzję, rolety).

  1. Harmonogram spotkania

Aby wszystko przebiegło gładko, dobrze jest mieć przygotowany szczegółowy harmonogram przebiegu spotkania. Powinniśmy wiedzieć, kiedy wszystko się rozpoczyna, kiedy planujemy przerwy kawowe, obiad, kiedy zakończymy. Dobrą praktyką jest udostępnienie takiego harmonogramu Recepcji lub osobie, która z ramienia obiektu odpowiedzialna jest za przebieg spotkania. Zapobiegnąć to może niechcianemu chaosowi i co za tym idzie stracie naszego cennego czasu:)

  1. Catering

Planując spotkanie warto pomyśleć o tym, jak wyglądać będą przerwy kawowe, czy chcemy tylko kawę czy może jakieś przekąski czy będzie potrzebny lunch a wieczorem kolacja. Dopytajmy managera obiektu jak i gdzie organizowane są przerwy kawowe, czy obiad jest serwowany czy z karty lub przedstawmy swoje oczekiwania. każdy obiekt, który wynajmuje sale powinien podchodzić do każdego klienta indywidualnie i oferować takie rozwiązania, które wyjdą naprzeciw oczekiwaniom klienta

  1. Potrzeby niestandardowe

Może się okazać, że będziemy potrzebować czegoś, czego nie ma w ofercie podstawowej danego obiektu. Jeśli dobrze zaplanujemy nasz event, będziemy wiedzieć, że warto dopytać o możliwość zamówienia materiałów do Recepcji na dzień wcześniej, dowiedzieć się, czy mogą nam zaoferować transfer z lotniska a może nawet zlecić im wcześniej druk materiałów.

Każdy obiekt, który wynajmuje sale powinien podchodzić do klienta indywidualnie i oferować takie rozwiązania, które wyjdą naprzeciw jego oczekiwaniom.

  1. Rozrywka/ usługi dodatkowe

Szczególnie przy okazji spotkań odbywających się dłużej niż kilka godzin, warto zadbać o to, aby uczestnicy mogli spędzić miło czas po szkoleniu – dopytajmy szczegółowo, co może nam zaoferować obiekt i na jakich warunkach.

 

Najważniejsza jest komunikacja

Pamiętajmy – aby zorganizować spotkanie idealne musimy wiedzieć, jakie są nasze oczekiwania i potrzeby i musimy się tą wiedzą podzielić z obiektem, gdzie planujemy nasze spotkanie przeprowadzić. Obiekt, posiadając informacje czego potrzebujemy będzie się starał te potrzeby spełnić skroić ofertę na miarę naszych oczekiwań.

Warto poświecić parę minut dłużej na wypisanie szczegółowych informacji w mailu, który kierujemy do centrum szkoleniowego czy hotelu, aby nasze spotkanie było idealne:)

Zespół CSK Młoda Europa